Sendo o trabalho parlamentar passível de muita pressão e estresse para os funcionários, devido aos temas que são discutidos e à imprevisibilidade das tarefas, como construir uma cultura que seja saudável e, ao mesmo passo, produtiva dentro de um gabinete?
Uma pesquisa feita pela empresa SurveyMonkey, que oferece uma plataforma para questionários online, identificou que quanto mais satisfeitos os funcionários estão com o seu ambiente de trabalho, mais produtivos eles são. Portanto, podemos pensar em uma relação entre esses dois termos – saúde e produtividade. Uma cultura organizacional saudável é aquela que valoriza os funcionários, criando um ambiente agradável para o desenvolvimento pessoal das pessoas e também das atividades, capaz de resolver conflitos de maneira ética e colaborativa.
Quando falamos em uma cultura organizacional produtiva, é importante ter em mente: o que se entende por produtividade? Se medirmos produtividade a partir do desempenho e entrega de determinadas atividades, é importante que o planejamento das tarefas do gabinete esteja atrelado à capacidade de entrega do time.
Aproveitando o gancho, diversos aspectos mencionados neste guia também impactam a cultura organizacional, deixando-a mais saudável e produtiva. Como exemplos, temos a gestão das tarefas, gestão de pessoas, construção de um ambiente diverso e inclusivo, etc. Ou seja, uma aplicação integral das sugestões aqui mencionadas pode alavancar o trabalho do mandato.
Além disso, para que a cultura organizacional seja bem implementada, precisa ser construída colaborativamente, mas também ser mantida colaborativamente. Como cuidar dessa cultura organizacional?
- Valorizar os feedbacks. São ferramentas importantes para compreender como os funcionários estão se sentindo e como a cultura organizacional do gabinete está se manifestando na prática. A partir dos feedbacks, é possível repensar os rituais e o planejamento do mandato.
- Aplicar a transparência. A transparência em relação às atividades do gabinete é fundamental para que todos se mantenham motivados e compreendam o sentido das atividades que exercem.
- Promover a integração. Incentive a integração entre os colaboradores para que construam um senso de coletividade. Isso impacta na qualidade das entregas, mas também torna o ambiente de trabalho mais humanizado e acolhedor.
- Respeitar a individualidade de cada funcionário. Aqui, queremos relembrar que as pessoas têm estilos de trabalho e de socialização diferentes. Portanto, a cultura organizacional deve buscar compreender as diferenças de cada pessoa e proporcionar um ambiente que seja saudável para todas.
Como priorizar e gerir tarefas?
Você ou alguém da sua equipe provavelmente já utilizou ferramentas para gerir tarefas. Asana, Trello, Notion são alguns dos exemplos de plataformas que auxiliam na condução dos afazeres da equipe – e, por que não, também na gestão das pessoas. Se o gabinete ainda não utiliza uma ferramenta organizacional única, talvez seja a hora de priorizar a padronização da organização interna. Escolha alguém da equipe para pesquisar as diferentes ferramentas e analisar qual melhor se encaixa nas necessidades do gabinete. Então, imprima a agenda dessa facilitadora e utiliza-a no dia a dia. Será muito útil para:
- Melhorar a eficiência na execução das tarefas;
- Visualizar e acompanhar todas as tarefas da equipe;
- Avaliar o desempenho do gabinete de acordo com o que foi desenhado no planejamento estratégico;
- Aumentar a transparência interna para que todos os membros do gabinete saibam o que está acontecendo em cada área;
- Garantir o registro das atividades, tanto como forma de aprendizagem para a equipe, como para facilitar a apresentação de novos membros ao gabinete.
É importante ter em mente que não é possível realizar todas as tarefas de uma vez; por isso, é necessário priorizar aquelas que deverão ser feitas primeiro. Quando falamos de um gabinete parlamentar, há tarefas que chegam de repente e com prioridade máxima, porque tratam de temas impactados por circunstâncias políticas e externas, além de outras que, com o tempo, acabam perdendo a necessidade. Então, é importante fazer, constantemente, uma análise das tarefas da equipe a fim de garantir que os esforços estão concentrados naquilo que é mais prioritário. Além de alinhar as atividades com o planejamento estratégico, recomendamos a utilização de uma técnica simples, a Matriz de Eisenhower.
Conforme a imagem mostra, a ferramenta é dividida em quatro quadrantes. Quando uma atividade é tanto importante quanto urgente, deve ser feita de maneira prioritária. Quando a tarefa é urgente, mas não é importante, a matriz recomenda que seja delegada a outra pessoa. Afinal, ainda precisa ser feita por alguém, pela urgência, mas, às vezes, por não demandar muita energia, pode ser realizada por quem estiver responsável por menos atividades prioritárias.
Quando a tarefa é importante, mas não urgente, recomenda-se fazer um planejamento de quando será executada – e isso é fundamental para que não seja constantemente deixada de lado, sobretudo por conta de imprevistos urgentes. Por fim, as atividades que não são urgentes e nem importantes podem ser eliminadas, postergadas ou realizadas quando não houver nada prioritário na frente, ou tiverem seu status atualizado para urgente ou importante.
E como definir o que é urgente e o que é importante? Esse tipo de classificação deve ter em mente: (I) o planejamento estratégico do gabinete; (II) onde se quer chegar; (III) o que é importante para os cidadãos; (IV) o contexto político, social e econômico em que a atividade se insere. Outro aspecto importante que pode ajudar na gestão de tarefas é o conhecimento acumulado a partir das experiências anteriores. A partir da identificação das tarefas recorrentes, é possível melhorar processos para que sejam feitos mais facilmente, seja automatizando a tarefa ou alterando seu fluxo.
Por fim, é fundamental ter em mente que muitas tarefas da atividade parlamentar não poderão ser planejadas com antecedência. Tratamos disso quando falamos da matriz de priorização daquilo que é considerado importante e urgente; todavia, isso impacta também na alocação do tempo da equipe e, por isso, é recomendável sempre deixar tempo disponível para a gestão de atividades que chegam de uma hora para outra.
Como aplicar SCRUM no dia-a-dia do seu mandato?
A estrutura do setor público costuma ser mais engessada do que estruturas de empresas privadas, sobretudo porque há uma série de regras e cuidados elaborados para evitar prejuízos ou desvios de funcionalidade. Por um lado, isso garante segurança tanto para o cidadão quanto para o parlamentar, mas, por outro, torna difícil a implementação de inovações, principalmente a experimentação, a metodologia que vem sendo aplicada nas empresas de tecnologia, dentre outras. Ainda assim, os métodos ágeis apresentam técnicas que podem ser utilizadas no setor público, seja na gestão interna de algumas atividades, ou na elaboração de projetos e programas. Há diversas abordagens de metodologia ágil que podem ser adaptadas ao setor público, conferindo inovação, segurança, espaço para experimentação e, claro, agilidade.O Scrum é uma destas abordagens. Baseia-se em três pilares:
Transparência:
Todas as etapas do desenvolvimento do projeto devem estar visíveis para toda a equipe. A fim de que seja compreensível para todos, é necessário estabelecer uma linguagem comum de termos e conceitos para o registro do projeto. Por exemplo, seu status deve seguir a mesma categorização para todos os membros da equipe (ex.: backlog, em desenvolvimento, concluído).
Inspeção:
Os membros da equipe devem, frequentemente, avaliar o andamento de cada projeto, com o fim de identificar problemas e obstáculos.
Adaptação:
Identificação do que tem de ser ajustado no ciclo de desenvolvimento do produto e, finalmente, a implementação dessas adaptações antes do próximo ciclo.
De aplicação simples, outra abordagem é o Kanban. Trata-se de um sistema de gestão visual para controle de tarefas e fluxos de trabalho através da utilização de colunas e cartões. Usualmente, dividem-se as tarefas de acordo com o status de andamento de cada uma, e a disponibilização visual permite que todos tenham conhecimento acerca do grau de desenvolvimento das atividades. É oportuno frisar que, em uma gestão adequada, nenhum membro da equipe deve estar sobrecarregado. Caso o gabinete tenha interesse de implementar métodos ágeis na gestão e visualização dos processos, sugerimos que sejam realizados os seguintes passos:
1. Estabeleça uma reunião ao início da semana: 1 hora com todos reunidos para definir e priorizar quais tarefas serão realizadas. Essas atividades devem estar atreladas às metas do trimestre, que foram estabelecidas no planejamento estratégico;
2. Faça um check diário com a equipe: 15 minutos, todos de pé, comentando, rapidamente, quais serão suas atividades do dia, se precisarão ou não da ajuda de outras pessoas do time para realizá-las, etc.
3. Estabeleça uma reunião de encerramento da semana: 1 hora com todos reunidos para contar as atividades que foram bem-sucedidas e também as que não foram, com objetivo de lidar com desafios em conjunto.
Como fazer a gestão da sua equipe de gabinete?
Frequentemente, as Casas Legislativas são ambientes com um nível de entrega muito alto, o que pode gerar estresse e pressão nos funcionários. Para que isso seja minimizado, é imprescindível que haja uma boa gestão de pessoas dentro do time – para além de debates estruturais sobre reformas administrativas em Casas Legislativas. Côrtes e Meneses (2019) analisaram a gestão estratégica de pessoas (GEP) no Legislativo Federal e encontraram alguns desafios em sua implementação. A GEP alia os princípios da gestão de pessoas aos objetivos estratégicos da organização, o que faz muito sentido no contexto do Poder Legislativo. Portanto, diante dos desafios causados pelo ambiente institucional de um gabinete parlamentar, a gestão do time pode e deve ser priorizada pela equipe, tendo em mente que isso impacta na maior satisfação dos funcionários, menor rotatividade da equipe e maior qualidade nas entregas. Uma estratégia para a gestão de pessoas é o sistema de gestão de desempenho. Suas características podem ser aplicadas em gabinetes parlamentares, independentemente da escolha pelo método de gestão de pessoas. Trata-se de um processo anual e contínuo para melhorar, constantemente, o desempenho da equipe. Suas premissas são: clareza de propósito, ou seja, cada membro do gabinete deve entender o que se espera de seu trabalho; desenvolvimento, isto é, o progresso dos funcionários deve ser monitorado ao longo do período e ajustado para atingir as metas do gabinete; clareza sobre as responsabilidades, quer dizer, cada tarefa deve ter uma pessoa responsável e esta deve ter conhecimento sobre isso; e reconhecimento, por diferentes métodos, para que os funcionários que atendam ou superem as suas expectativas sejam valorizados. Ao longo deste material, fornecemos diversas recomendações que contribuem para uma gestão adequada de times: investir na cultura organizacional, ter clareza sobre objetivos, fazer planejamentos de forma participativa, criar e manter uma cultura de feedbacks, investir em gabinetes diversos e inclusivos, etc. Mas por onde começar essa gestão de pessoas?
- Elencar uma pessoa ou equipe responsável pela gestão dos demais membros do time;
- Pesquisar sobre métodos de gestão de pessoas e definir os rituais e técnicas que melhor se aplicam ao gabinete. Definir:
- Modelo e frequência dos feedbacks;
- Possibilidades de desenvolvimento profissional atrelado a um plano de desenvolvimento individual;
- Ferramentas de monitoramento da gestão de pessoas;
- Periodicidade para avaliação de satisfação dos funcionários do gabinete.
- Apresentar os rituais e técnicas para toda a equipe do gabinete;
- Monitorar e acompanhar as técnicas escolhidas.
